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気がつけば机の上は付箋だらけ、頭の中も「やらなきゃ」がぐるぐる。メールの返信もまだだし、あの企画書も書かなきゃいけない。あれ、来週の打ち合わせ資料はいつ作るんだっけ…。あなたもそんな風に、やるべきことに追われて息切れしていませんか？

忙しい毎日を過ごす働く女性にとって、タスクの整理って本当に大変ですよね。でも実は、ちょっとした工夫で頭の中がすっきりして、仕事のリズムも変わってくるんです。

まずは全部書き出して、頭の外に出してみよう

いちばん最初にやってほしいのは、頭の中にある「やらなきゃ」を全部書き出すこと。メモでもスマホでもいいので、とにかく思いつく限り外に出してみてください。不思議なもので、書き出すだけで少し気持ちが軽くなります。

このとき大事なのは、大きなタスクを細かく分けること。「企画書を作る」じゃなくて、「企画の構成を考える」「データを集める」「ドラフトを書く」みたいに分解すると、何から始めればいいかがはっきりしてきます。

大きなタスク	細分化の例
プレゼン資料作成	① 構成を考える ② データを集める ③ スライド作成 ④ 上司に確認してもらう
新商品の企画	① 市場調査 ② アイデア出し ③ コンセプト整理 ④ 企画書作成

細かくすることで「これなら30分でできそう」って思えるサイズになって、実際に手をつけやすくなるんです。

優先順位をつけるときの魔法の2軸

タスクを全部書き出したら、次は優先順位づけ。ここで役立つのが「重要度」と「緊急度」という2つの軸です。

• 重要で緊急：今すぐやる（締切間近のプロジェクトなど）
• 重要だけど緊急じゃない：計画的に時間を確保する（スキルアップ、将来の企画など）
• 緊急だけど重要じゃない：効率化できないか考える（簡単なメール返信など）
• 重要でも緊急でもない：思い切って削る

意外と大事なのが、2番目の「重要だけど緊急じゃない」タスク。これに時間を使えるようになると、仕事の質がぐっと上がって、長期的に見てすごく楽になります。目の前のことだけに追われていると、なかなかここに手が回らないんですけどね。

「やらないこと」を決める勇気も必要

全部をやろうとしないことも、実はとても大切。本当に必要なことに集中するために、優先度の低いタスクは「今はやらない」と決めてしまいましょう。

毎日の時間は限られています。あれもこれもと手を出すより、大事なことに集中した方が、結果的に良いアウトプットが出せます。完璧を目指しすぎず、80%の完成度でも前に進む。そんな柔軟さがあると、心にも余裕が生まれてきますよ。

実際にやってみると、スケジュールに余白が生まれる

タスクを整理すると不思議なことが起こります。それは、スケジュールに余白ができること。やることが減るわけじゃないのに、なぜか時間に余裕を感じられるようになるんです。

時間の見積もりを現実的にする

多くの人が陥りがちなのが、タスクにかかる時間を甘く見積もってしまうこと。「これ、30分でできるでしょ」と思っていたら1時間かかって、スケジュールがどんどん押していく…なんて経験、ありませんか？

タスク	想定時間	実際の時間
メール返信10件	15分	30分
会議資料作成	1時間	2時間
データ集計	30分	45分

最初のうちは、実際にかかった時間をメモしておくといいですよ。自分のペースが分かってくると、だんだん見積もりの精度が上がってきます。

割り込み時間も計算に入れておく

もうひとつ大事なのが、予定外の仕事が入ることを想定しておくこと。急な電話、同僚からの相談、上司からの追加依頼…働いていれば、こういう割り込みは避けられませんよね。

だから1日のスケジュールには、30分～1時間くらいのバッファ（余白）を作っておくのがおすすめ。予定がぴちぴちに詰まっていると、何か起きたときにすぐパンクしてしまいます。余裕を持たせておけば、想定外のことが起きても慌てずに対応できますよ。

あなたに合ったやり方を見つけてみて

タスク整理にはいろんな方法があって、アナログ派なら手帳や付箋、デジタル派ならアプリやツールを使うのもいいでしょう。大事なのは、自分が続けられる方法を選ぶこと。

どんなに素晴らしい方法でも、使いこなせなければ意味がありません。シンプルで、毎日無理なく続けられるやり方を見つけてみてください。

やるべきことが多すぎて頭がパンクしそうなときこそ、一度立ち止まって整理する時間を取ってみる。それだけで、仕事の進め方がずいぶん変わってくるはずです。あなたも今日から、少しずつ試してみませんか？